Intelligente Automatisierung aus der EU: Effizienz mit Planbarkeit

Intelligente Automatisierung aus der EU – Effizienz mit Planbarkeit.

Montag, 9:00 Uhr. Rechnungen, Freigaben, Rückfragen – der Stau ist real. Wir machen Abläufe sichtbar, geben Standardarbeiten an digitale Helfer und nutzen gezielt KI-Bausteine – unter klaren EU-Leitplanken (AI Act). TEFs & EDIHs ermöglichen Tests vor dem Roll-out. Ergebnis: weniger manuelle Schleifen, mehr erledigte Fälle – nachvollziehbar und prüfbar.

Warum intelligente Automatisierung aus der EU – jetzt?

Planbarkeit durch Recht. Der AI Act macht KI-Einsatz vorhersehbar: Was ist verboten? Wo braucht es Transparenz? Wann gelten strenge Anforderungen (z. B. Dokumentation, Logging, menschliche Aufsicht, CE-Konformität)? Der Zeitplan ist festgelegt – das gibt Sicherheit für Investitionen.

Förder- & Testökosystem. Das Programm Digital Europe finanziert große Test- und Erprobungsumgebungen (TEFs) – u. a. für Fertigung, Gesundheit, Landwirtschaft und Städte/Kommunen. Unternehmen können dort unter realen Bedingungen prüfen, ob Lösungen robust, sicher und integrierbar sind – bevor sie skalieren.

Regionale Anlaufstellen. EDIHs sind One-Stop-Shops für KMU und Verwaltungen. Sie bieten „Test-before-Invest“, Assessments, Trainings und bringen die richtigen Partner zusammen. In NRW gibt es u. a. Hubs in Rheinland, Südwestfalen und Dortmund – kurze Wege, starke Netzwerke.

Daten-Souveränität. Data Act und Data Governance Act erleichtern fairen Datenaustausch mit Schutzmechanismen. Für die Praxis heißt das: besserer Datenzugang, klare Regeln – und damit die Grundlage, Prozesse belastbar zu automatisieren.

Nutzung steigt. Aktuelle EU-Analysen zeigen: Unternehmen in Europa setzen KI zunehmend produktiv ein. Vorreiter sind IKT- und wissensintensive Dienstleistungen. Für Nachzügler ist jetzt ein günstiges Zeitfenster, um aufzuschließen – mit EU-Rahmen, Tests und regionaler Unterstützung.

Drei EU-fokussierte Use Cases (nah am Alltag)

1) Einkauf & Finanzen (P2P) – „Audit-fest automatisieren“

Heute: Viele E-Mails, manuelles Abgleichen, Freigaben hängen.
Automatisierungen mit Fokus auf die EU:

• Dokumenten-KI liest Rechnungen, Workflows/RPA gleichen automatisch ab.
• Process Mining zeigt Ausnahmen (z. B. fehlende Bestellreferenz) und Engpässe.
• AI-Act-Check (oft „geringes Risiko“) + Logging sorgen für prüfbare Transparenz.
• Test-before-Invest via EDIH; komplexere Szenarien im TEF Fertigung.
  Messbar an: Wie schnell eine Rechnung bearbeitet wird, wie viel ohne manuelles Eingreifen durchläuft, wie oft Skonto genutzt wird und wie oft es ohne Nacharbeit direkt passt.

2) Service & Tickets – „Antworten konsistent, Wege klar“

Heute: Wiederkehrende Fragen, unklare Zuständigkeiten, variierende Qualität.
Mit EU-Ansatz:

• Intelligente Formulare sammeln gleich die richtigen Infos.
• Automatisches Routing bringt Fälle direkt zum passenden Team.
• GenAI-Assistenz macht Antwortvorschläge, ein Mensch gibt frei (Human-in-the-Loop).
• Transparenz-Hinweise erfüllen die AI-Act-Pflichten für Nutzerinformation.
  Messbar an: Erstlösungsquote, AHT/Bearbeitungszeit, Eskalationsrate.

3) Öffentliche Verwaltung / Fallmanagement – „Nachvollziehbar entscheiden“

Heute: Medienbrüche, doppelte Eingaben, lange Durchlaufzeiten.
Mit EU-Ansatz:

• E-Akte-Workflows führen durch den rechtssicheren Ablauf.
• Dokumenten-KI prüft Vollständigkeit; Regelwerke sichern Gleichbehandlung.
• AI-Act-Einstufung (ggf. Hochrisiko) → Aufsicht, Daten-Governance, Protokolle.
• Pilottests in TEF Gesundheit (bei Gesundheitsbezug) oder TEF Städte/Kommunen.
  Messbar an: Zeit bis zum Bescheid, Anteil vollständiger Anträge, Nachforderungen je Fall. 

AI-Act-Mini-Checkliste (einfach & umsetzbar)

1. Rollen klären: Wer stellt die KI bereit (Provider)? Wer nutzt sie (Deployer/Maintainer)?
2. Sensibilität einstufen: unkritisch, begrenzt, hochrisiko oder GPAI-Baustein – also ein universelles KI-Grundmodell (z. B. Sprachmodell), das je nach Einbau E-Mails zusammenfasst, Tickets vorsortiert oder Dokumente prüft.
3. Pflichten ableiten und dokumentieren:
   • Begrenztes Risiko: Transparenz-Hinweise für Nutzer.
   • Hochrisiko: Risikomanagement, gute Datenqualität, technische Unterlagen, Protokolle, menschliche Aufsicht und CE-Konformität (= EU-Konformitäts­erklärung/CE-Kennzeichen, damit das System im EU-Binnenmarkt zulässig ist).
   • GPAI-Bausteine: Technische Doku, Urheberrechts- und Sicherheitsnachweise nach Zeitplan. 

Vorgehensmodell in 90 Tagen (EU-ready)

1. Scoping & EU-Pre-Screen – Prozess wählen, Ziele festlegen, AI-Act-Pflichten prüfen.
2. Baseline mit Process Mining – Eventlogs anbinden, Engpässe sichtbar machen, KPIs definieren.
3. Zwei Quick-Wins automatisieren – Workflows/RPA, sauberes Logging für Audit & Monitoring.
4. Gezieltes KI-Modul ergänzen – z. B. Beleg- oder Text-KI – immer mit Human-in-the-Loop.
5. Pilot validieren & skalieren – optional im TEF testen; EDIH für Skills, Partner, Förderpfade nutzen. 

Häufige Fragen:

• Brauchen wir viel IT-Kapazität?
  Nein. Sie brauchen keine große IT-Abteilung, aber zugeordnete Kapazität: Fachbereich (Prozesswissen), IT (Datenzugang/Sicherheit) und jemand, der die Umsetzung übernimmt – intern oder mit Dienstleister. Klein starten heißt: schlanker Umfang, nicht ohne Aufwand.
• Wer entscheidet am Ende?
  Immer ein Mensch. Die KI macht Vorschläge, Sie geben frei.
• Wie bleiben wir EU-konform?
  Pflichten prüfen, Rollen festhalten, wichtige Schritte protokollieren, Aufsichtspunkte definieren – und bei sensiblen Einsätzen die Hochrisiko-Vorgaben erfüllen. 

Quellen

AI Act: Rechtsgrundlage, Zeitplan, Leitfäden

• EUR-Lex: Regulation (EU) 2024/1689 (AI Act) – https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2024/1689/oj/eng 
• EU-Digitale-Strategie: Guidelines for GPAI Providers – https://digital-strategy.ec.europa.eu/en/policies/guidelines-gpai-providers
• EU-Digitale-Strategie: AI Code of Practice – https://digital-strategy.ec.europa.eu/en/policies/ai-code-practice
• Überblick/Timeline (Info-Portal) – https://artificialintelligenceact.eu/implementation-timeline 

Digital Europe & TEFs (Test-before-Invest)

• Digital Europe Programme (2021–2027) – https://commission.europa.eu/funding-tenders/find-funding/eu-funding-programmes/digital-europe-programme_en
• TEF-Übersicht – https://digital-strategy.ec.europa.eu/en/policies/testing-and-experimentation-facilities
• AI-MATTERS (Fertigung) – https://ai-matters.eu/ 
• TEF-Health (Gesundheit) – https://tefhealth.eu/
• AgriFoodTEF (Landwirtschaft) – https://agrifoodtef.eu/
• CitComTEF (Städte/Kommunen) – https://citcomtef.eu/about 

EDIH (One-Stop-Shops) – EU & NRW

• EDIH-Katalog (EU-Netzwerk) – https://european-digital-innovation-hubs.ec.europa.eu/edih-catalogue
• Übersicht NRW (Wirtschaft.NRW) – https://www.wirtschaft.nrw/edih
• EDIH Rheinland – https://www.edih-rheinland.eu/
• EDIH Südwestfalen – https://edih-swf.eu/
• EDIH Dortmund – https://edih-do.eu/ 

Daten-Rahmen (Data Act, DGA)

• EUR-Lex: Regulation (EU) 2023/2854 (Data Act) – https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2023/2854/oj/eng
• EUR-Lex: Regulation (EU) 2022/868 (Data Governance Act) – https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2022/868/oj/eng 

Nutzung & Trends

• Eurostat News: KI-Nutzung in EU-Unternehmen (aktuelle Werte) – https://ec.europa.eu/eurostat/web/products-eurostat-news/
• Eurostat „Statistics Explained“ (Branchenübersicht) – https://ec.europa.eu/eurostat/statistics-explained/index.php/Digital_economy_and_society_statistics_-_enterprises